1. Начнём с того что изначально в приказе "Об учётной политике предприятия" по бухгалтерскому учёту и по налоговому учёту надо описать порядок учёта и списания ГСМ на предприятии . Как минимум там должна фигурировать фраза "Списание топлива на предприятии производится по рассчитанным и утверждённым нормам расхода топлива. Расчёт норм и коэффициентов к нормам произведён на основании .Распоряжение Минтранса Росси от 14.03.2008 N АМ-23-р (ред. от 20.09.2018) "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте". Нормы утверждаются ежегодно приказом"
2. В приказе "Об учётной политике", как приложение к приказу, должна быть приложена форма отчёта по топливу, который будет использоваться на предприятии при списании ГСМ. Форма отчёта по ГСМ должна содержать обязательные реквизиты.
3. По предприятию должен быть издан приказ о назначении ответственного лица, отвечающего за порядок учёта и списания топлива и составляющего в конце отчётного периода /месяца/ отчёт по топливу. В это же приказе оговаривается, что данное должностное лицо является подотчётным лицом. Как правила такими подотчётными лицами являются : механик, Гл. механик, инженер по ГСМ, Зам. директора по производству и т.п. должности. По предприятию может быть издан приказ, что подотчётными лицами по ГСМ являются все шофера. Учёт и списание ГСМ производится в этом случае в разрезе ФИО шоферов, но ответственным за составление отчёта по топливу, как правило, назначается должностное лицо, которое ежемесячно сдаёт отчёт по топливу в бухгалтерию. При 1-ном подотчётном лице в бухгалтерии сч. 71 или сч. 10 ведётся в разрезе ФИО 1-го подотчётного лица, при подотчетниках - шоферах в бухгалтерии подотчёт учитывается по 71 сч или сч.10.3 в разрезе ФИО шоферов.
